Estimer les coûts et durées au sein d’un projet : méthodes, outils et bonnes pratiques

Pourquoi doit-on estimer les durées et coûts des tâches d’un projet

L’une des principales difficultés dans un projet est d’estimer avec précision sa durée et ses coûts. Pourtant, cette étape est cruciale, car elle permet de :

• Définir le budget et le calendrier du projet

• Planifier les tâches à réaliser

• Évaluer la rentabilité du projet (ROI)

• Anticiper les besoins en trésorerie

• Suivre et mesurer l’avancement du projet

Les facteurs influant sur la qualité de l’estimation

Idéalement, selon les bonnes pratiques de gestion de projet, la probabilité de respecter les estimations de durée et de coût devrait atteindre 95 %. Cependant, ce pourcentage est influencé par la nature unique du projet, ainsi que par des facteurs humains et externes.

L’horizon temporel

La qualité d’une estimation dépend de l’échelle temporelle de la planification. Plus l’horizon est court, plus la précision tend vers 100 %. En revanche, elle diminue à mesure que l’on s’éloigne dans le temps. Ainsi, estimer un projet à court terme demande moins d’efforts que d’anticiper un projet à long terme, où l’incertitude est plus grande.

La complexité du projet

Les projets sont de plus en plus complexes, que ce soit en raison de leur taille, du nombre de parties prenantes, ou des compétences techniques et technologiques requises. Par conséquent, les efforts à engager pour estimer les tâches sur un projet complexe et incertain doivent être particulièrement importants.

La compétence des personnes

L’estimation, bien que pouvant être assistée par l’intelligence artificielle, repose avant tout sur la compétence des personnes responsables. Plus la personne en charge de l’estimation est compétente et familière avec la tâche à évaluer, plus la qualité de l’estimation sera élevée.

L’appétence aux risques

En fonction de la culture de l’entreprise et de la personnalité de chacun, l’estimation des durées et des coûts d’une tâche peut varier. Certaines personnes, peu enclines à prendre des risques, ont tendance à ajouter une marge de sécurité afin de s’assurer de respecter les limites fixées et de réduire le risque de dépassement.

L’approche ascendante vs l’approche descendante

Il existe deux types d’estimation en gestion de projet :

• L’estimation descendante : souvent réalisée par les hauts responsables, elle repose sur l’analogie avec des projets similaires et fournit une estimation globale des durées et des coûts totaux. Bien que courante, cette approche est rarement précise, car elle est effectuée par des personnes ne maîtrisant pas toujours les activités opérationnelles du projet.

• L’estimation ascendante : effectuée par les personnes directement impliquées dans la réalisation du travail, elle est généralement plus fiable. Cette approche détaillée permet non seulement d’améliorer la précision des estimations, mais aussi de servir de référence pour comparer la situation réelle aux prévisions initiales. Pour l’appliquer efficacement, il convient d’utiliser la méthode WBS (Work Breakdown Structure), qui consiste à décomposer le projet en tâches élémentaires, puis à estimer la durée et les coûts de chacune d’elles.

Pour éviter les conflits entre le commanditaire et l’équipe projet, nous recommandons la démarche suivante :

1. Réaliser une estimation descendante préliminaire.

2. Élaborer la WBS du projet.

3. Effectuer une estimation ascendante détaillée.

4. Établir la planification du projet.

5. Concilier les deux types d’estimation.

Ce processus peut impliquer des négociations entre le responsable du projet et le commanditaire. Toutefois, ces échanges sont bénéfiques, car ils permettent de minimiser les attentes irréalistes du client tout en réduisant la pression exercée sur les équipes chargées de l’exécution.

Effectuer une estimation descendante

La méthode par consensus

Cette méthode consiste à réunir l’ensemble des parties prenantes du projet lors d’une rencontre où chaque participant partage, argumente et défend son estimation du projet à partir de son intuition. L’objectif est de parvenir à un consensus et de s’accorder sur une durée globale du projet.

Bien qu’utile à l’initiation du projet, cette approche reste incertaine, car aucun des participants ne dispose encore des informations détaillées nécessaires pour une estimation précise. Un autre risque majeur réside dans la pression sociale : les responsables de l’exécution du projet peuvent être tentés d’accepter des estimations irréalistes pour ne pas contredire la direction ou satisfaire les attentes des hauts responsables.

La méthode par ratios

Cette méthode descendante repose sur l’expérience des responsables et sur l’analyse des projets précédents. Elle consiste à utiliser des ratios ou des substituts pour estimer les coûts et les durées.

Très répandue dans le secteur de la construction, cette approche s’appuie souvent sur des indicateurs comme la surface en mètres carrés. Par exemple, si l’on connaît par expérience le coût et la durée de construction d’une maison de 100 m², la méthode par ratios consiste simplement à multiplier ces valeurs par deux pour estimer le coût et la durée d’une maison de 200 m².

Effectuer une estimation ascendante

Les 6 principes pour effectuer une estimation des tâches élémentaires

Quel que soit le projet, tout gestionnaire de projet souhaitant effectuer une estimation précise peut s’appuyer sur les six principes suivants :

• La responsabilité — L’estimation des tâches élémentaires doit être confiée aux personnes qui les maîtrisent le mieux, généralement celles chargées de leur exécution. Cela permet non seulement de tirer parti de leur expertise, mais aussi de les impliquer dans le projet. En étant responsables de l’estimation, elles seront plus enclines à respecter leurs engagements.

• La multiplicité — Chaque responsable ayant ses propres biais personnels, il est recommandé, lorsque c’est possible, de consulter plusieurs experts ou personnes ayant des connaissances pertinentes. Les discussions permettent d’éliminer les biais individuels et d’obtenir une estimation plus réaliste.

• Le cadre — Une estimation doit toujours être réalisée dans un cadre défini sous conditions normales. Ces conditions, qui varient selon les organisations, doivent être précisées en amont afin de justifier d’éventuels retards ou d’ajuster les estimations si les conditions évoluent. Elles peuvent inclure des éléments tels que le temps de travail quotidien d’un employé, la disponibilité des ressources, des équipes et des équipements.

• L’unité de temps — Toutes les tâches du projet doivent être exprimées dans une unité de temps cohérente avec les pratiques de l’organisation. Faut-il parler en jours calendaires, en journées de travail, en heures, en semaines, en jours-personnes, etc. ? L’unité la plus courante est le jour de travail, mais cela dépend du projet et de l’organisation.

• L’indépendance des tâches — Chaque tâche élémentaire doit être estimée indépendamment des autres, sans appartenir artificiellement à un groupe. Une erreur courante consiste à regrouper plusieurs tâches, à estimer globalement leur durée ou leur coût, puis à les diviser arbitrairement entre elles. Cette approche entraîne souvent des estimations optimistes et irréalistes, car elle ne prend pas en compte les spécificités de chaque tâche.

• Les imprévus — Une estimation ne doit pas inclure de marge pour les imprévus. Elle doit uniquement se baser sur les conditions normales. C’est au gestionnaire de projet d’ajouter, si nécessaire, une marge supplémentaire après une identification et une évaluation des risques.

L’estimation à 3 points

L’estimation à trois points, ou triple estimation, est particulièrement pertinente pour évaluer des tâches présentant un fort degré d’incertitude en termes de durée et de coûts. Cette méthode consiste à demander à un groupe de personnes de fournir trois estimations distinctes :

• L’estimation pessimiste (Ep) : la durée maximale estimée, pour laquelle il est peu probable que la tâche prenne plus de temps.

• L’estimation optimiste (Eo) : la durée minimale estimée, pour laquelle il est peu probable que la tâche soit réalisée plus rapidement.

• L’estimation probable (Epr) : la durée la plus réaliste, celle qui correspond à ce que l’on attend raisonnablement.

Estimer de cette manière permet non seulement de définir des fourchettes d’estimation et d’atténuer les imprévus, mais aussi de déterminer une estimation censée être la plus réaliste possible.

L’estimation moyenne (Em) est calculée à l’aide de la formule suivante :

où :

• Er : estimation réaliste

• Ep : estimation pessimiste

• Epr : estimation la plus probable

• Eo : estimation optimiste

Estimer la durée et les coûts de vos tâches avec Orchesia

Dans le logiciel Orchesia, retrouvez chaque tâche élémentaire créée dans l’onglet principal “carte mentale”. Entrez dans le détail de ces tâches et renseignez :

• Le responsable

• Les coûts

• La durée de la tâche

Collaborez en temps réel : échangez directement dans l’espace commentaire de chaque tâche avec les personnes responsables de son exécution. Consultez les et utilisez leur expertise pour affiner l’estimation.

Sauvegardez vos estimations : elles serviront de référence et de balises de contrôle pour le suivi du projet et pour affiner les estimations de tâches similaires dans vos futurs projets.

Si une tâche vous semble trop complexe à estimer faute de maîtrise de son contenu, vous pouvez solliciter notre assistant IA qui vous accompagnera dans la décomposition de la tâche ou son estimation.

Une fois toutes les tâches estimées, définissez leurs dépendances via l’onglet dédié. Orchesia calculera automatiquement :

• L’estimation totale du projet et de ses livrables

• Le chemin critique

• Les marges d’activités

Grâce à cette approche, vous optimisez votre gestion de projet et gagnez en précision dans vos estimations.

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