Prince2 : une méthode universelle et structurée qui s’adapte à tous les projets

À mesure que les projets devenaient plus complexes et variés, il est devenu nécessaire de créer une méthode universelle et structurée, capable de gérer des projets de tout type, au-delà des domaines techniques ou informatiques.

C'est ainsi qu’est née une méthodologie d’abord appelée PROMPT en 1979, renommée PRINCE en 1989, puis améliorée pour devenir PRINCE2 en 1996. PRINCE2 (Project IN Controlled Environments) est aujourd'hui une méthode de gestion et de certification de projet structurée, axée sur trois piliers essentiels : l’organisation, la gestion et le contrôle des projets.

Cette méthode a été mise au point par une équipe de spécialistes, avec le concours d’un comité de révision composé de 150 organisations publiques et privées.

La méthode PRINCE2 fournit un cadre très opérationnel permettant d'entreprendre la gestion de projet avec efficacité, ce cadre présente 7 processus accordant chacun une attention particulière aux 7 thèmes de la gestion de projet sur la base des 7 principes de la méthodes Prince2.

Les 7 principes de la méthode PRINCE2

1. Justification continue de la raison d’être du projet : il doit avoir une raison claire de démarrer et de continuer.

2. Rôles et responsabilités bien définis : chaque membre doit connaître son rôle et ses responsabilités.

3. Focalisation sur le produit : l’objectif est de livrer un produit qui réponde aux besoins des parties prenantes.

4. Capitalisation sur les expériences passées : tirer des leçons des projets passés et intégrer les bonnes pratiques.

5. Management par exception : les équipes travaillent de manière autonome dans des limites définies.

6. Séquençage du projet : diviser le projet en parties plus petites et gérables.

7. Adaptation au contexte du projet : la méthode doit être ajustée selon l’environnement et les besoins du projet.

Les 7 thèmes de la gestion de projet couvert par PRINCE2

Les thèmes décrivent les domaines de la gestion de projet qui découlent des 7 principes et seront appliqués continuellement tout au long de l’application de la méthode.

Pilotage du business case

Il s’agit de rédiger, suivre et maintenir le business case du projet tout au long de sa durée de vie. Le business case du projet permet de déterminer si le projet est et reste souhaitable, viable et réalisable. Il contient les éléments suivants :

• Les différentes options pour mener à bien le projet, les différents scénarios dont le scénario "Ne rien faire" qui sert de référence de comparaison des autres scénarios

• Les bénéfices attendus et comment les mesurer

• Les effets de bord du projet (résultats perçus négativement par une ou plusieurs parties prenantes du projet)

• Le début et la fin du projet

• Les coûts de réalisation et de maintenance du projet

• Le calcul du retour sur investissement

• Une analyse des risques du projet

• Les objectifs du projet, le problème ou l’opportunité qu’il vise à résoudre ou exploiter

Gestion du changement

Étant donné que les projets sont naturellement exposés à des événements et des besoins d’évolution, il s’agit d’aider à identifier, évaluer et contrôler les changements potentiels par rapport à ce qui a déjà été accepté et référencé. Pour cela, le chef de projet doit :

• Définir en amont une stratégie précisant la manière dont les demandes de changement seront traitées.

• Déterminer et consigner l’ensemble des données initiales des éléments du projet.

• Maintenir à jour un document centralisant l’ensemble des demandes de changement.

• Documenter chaque changement, de son origine à sa mise en place.

• Tenir au courant les différentes parties prenantes.

Organisation du projet

Il s’agit d’aider à définir et établir les rôles et responsabilités, d’identifier le "Qui" du projet. Pour cela, PRINCE2 recommande :

• Des équipes ayant des représentants de l’entreprise, du client, des utilisateurs et des fournisseurs

• Des responsabilités claires et définies pour la direction, la gestion et la livraison du projet

• Des revues régulières du projet avec l’ensemble des parties prenantes

• Une stratégie de communication efficace

Planification de projet

Il s’agit de fournir un cadre pour concevoir, développer et maintenir les plans du projet. Il s’agit de maintenir et communiquer autour des plans suivants :

• Le plan projet (roadmap) : un plan haut niveau, pour définir les cibles délais, coûts, contenu et qualité d’un projet

• Le plan séquence (plan d’exécution) : similaire au plan projet mais beaucoup plus détaillé, le chef de projet utilisera ce plan quotidiennement.

• Le plan hiérarchique : un plan de décomposition du projet en objectifs, livrables, tâches, sous-tâches et tâches élémentaires

• Le plan de flux des tâches : un plan permettant de prendre en compte le temps de réalisation et les interdépendances de chacune des tâches.

Gestion de la progression

Il s’agit d’établir comment surveiller et comparer les réalisations, de fournir une prévision, et d’être en mesure de contrôler les écarts. Pour cela :

• Les équipes doivent régulièrement renseigner des informations sur l’état d’avancement des travaux réalisés

• Le chef de projet doit surveiller l’avancement du projet par rapport aux plans et prévisions

Gestion de la qualité

Il s’agit de s’assurer que le produit créé répond aux attentes et que le produit final sera utilisé comme prévu. Pour cela :

• Les parties prenantes doivent s’accorder sur les critères de qualité et d’acceptation du produit

• Définir et documenter les références et tolérances de chaque livrable

• Établir les méthodes d’évaluation permettant de mesurer et contrôler les critères tout au long du projet

Gestion des risques

Il s’agit d’établir une approche pour identifier, évaluer et contrôler les incertitudes tout au long du projet. Pour cela, il faut :

• Identifier et comprendre le contexte du projet

• Identifier avec l’ensemble des parties prenantes les éléments incertains, avec un impact positif ou négatif sur la performance, le temps, les coûts, la qualité, le contenu du projet

• Estimer la probabilité et l’impact de chaque incertitude et évaluer le niveau de risque du projet

• Planifier et mettre en place des mesures, cela peut se traduire par une stratégie d’évitement, de réduction, de prévention, de transfert, d’acceptation, d’exploitation ou de partage

• Communiquer pour que tout le monde soit au courant des menaces et opportunités

Les 7 processus de la méthode PRINCE2

Les processus sont des ensembles structurés d'activités et de phases, conçus pour être flexibles et adaptables à tous types de projets, tout en garantissant que chacun des 7 thèmes est correctement pris en compte.

1. Diriger un projet : ce processus peut être enclenché à chaque étape du projet, il s’agit pour la hiérarchie d’accompagner les équipes en recueillant les informations, en approuvant et ou en prenant des décisions

2. Élaborer le projet : l’enchaînement des activités au sein de ce processus est le suivant — Demande de démarrage du projet → Définition de l’organisation du projet → Apprentissage par consultation de projets similaires → Ébauche du business case → Planification du processus d’initialisation du projet

3. Initialiser le projet : l’enchaînement des activités au sein de ce processus est le suivant — Définir la stratégie de communication → Définir la stratégie de gestion des changements → Mettre en place la méthode de gestion des risques → Définir les critères de qualité et d’acceptation du produit ainsi que les méthodes d’évaluation de ces derniers → Rédiger en détails le business case → Planifier avec précision les séquences du projet

4. Contrôler une séquence : l’enchaînement des activités au sein de ce processus est le suivant — Préparation et assignation des tâches élémentaires → Suivi régulier des rapports d’avancement → Suivre et identifier les incertitudes → Évaluer les réalisations → Prendre des actions correctives si besoin

5. Gérer la réalisation des livrables : ce processus est enclenché pour chaque livrable du projet, il s’agit de renseigner l’avancement des travaux réalisés et d’effectuer les contrôles qualité

6. Gérer une fin d’objectif, de séquence : ce processus enclenché à chaque fin de grande étape du projet assure que toutes les tâches élémentaires de la séquence ont bien été réalisées, met à jour les documents du projet (business case, registre des risques, roadmap) et prépare le plan détaillé de la séquence suivante

7. Clôturer le projet : l’enchaînement des activités au sein de ce processus est le suivant — Confirmer l’achèvement et l’acceptation des produits → Transmettre les produits au client → Évaluer le projet (comparaison entre le planifié et le réel) → Mettre fin au projet

Les avantages et les limites de la méthode PRINCE2

En conclusion, PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet reconnue pour sa structure rigoureuse et son cadre bien défini. Elle permet une meilleure gouvernance en garantissant un suivi précis et une répartition claire des responsabilités. Bien qu’elle nécessite une certaine discipline et une documentation approfondie, elle offre un cadre solide pour mener un projet à bien :

• Structuration claire : chaque projet est découpé en phases avec des processus définis, garantissant une gestion méthodique et organisée.

• Maîtrise des risques : PRINCE2 intègre un suivi rigoureux des risques et des changements, limitant les imprévus et favorisant une meilleure anticipation.

• Adaptabilité : la méthodologie peut être ajustée en fonction de la taille et de la complexité du projet, offrant ainsi une certaine flexibilité.

• Engagement des parties prenantes : en impliquant les représentants de l’entreprise, des fournisseurs, du client et en favorisant une communication constante, PRINCE2 assure de bonnes relations au sein du projet.

Cependant, PRINCE2 impose certaines contraintes :

• Il repose sur une documentation importante, pouvant ralentir les processus décisionnels.

• Son approche formelle peut être perçue comme rigide, et compliquée.

• La mise en œuvre demande du temps et des compétences spécifiques, ce qui peut engendrer un coût supplémentaire en formation et en certification.

PRINCE2 est particulièrement adapté aux projets complexes et structurés nécessitant un cadre méthodologique clair et une gestion des risques optimisée. Il convient aux organisations souhaitant une approche rigoureuse et méthodique.

Cette méthode allie la rigueur d’une gestion formalisée à l’adaptabilité nécessaire pour garantir le succès du projet dans un environnement contrôlé.

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