La méthode et les tableaux Kanban : principes et bonnes pratiques d’une gestion de projet agile et visuelle

La méthode Kanban, dont le nom signifie "carte de signalisation" en japonais, est une approche de gestion du travail développée dans les entreprises japonaises des années 1950. Elle repose sur un système de cartes représentant des tâches, disposées sur un tableau en fonction de leur état d’avancement. Ces cartes évoluent d’une colonne à l’autre au fil du processus, offrant ainsi une visualisation claire du flux de travail. Cette méthode s’applique aujourd’hui à de nombreux domaines de gestion, allant de la gestion des tâches d’un projet à celle des stocks et des ressources humaines, en passant par la relation client.

En gestion de projet, cette méthode permet à chaque membre de l’équipe de visualiser en un coup d'œil ses tâches à accomplir et l’avancement de celles des autres. Elle facilite également la mise à jour en temps réel du travail en cours, assurant ainsi une meilleure coordination et communication au sein de l’équipe. Elle aide ainsi à repérer les retards, les goulots d’étranglement et les obstacles susceptibles de ralentir le projet.

Les 3 principes de la méthode Kanban

La méthode Kanban est fondée sur trois principes fondamentaux :

• Commencer par ce que vous faites actuellement : la souplesse et la simplicité de la méthode lui permet de s’adapter à des flux de travail et des processus existants sans changer les pratiques fondamentales, les rôles ou les responsabilités déjà existantes

• Accepter d’appliquer des changements progressifs évolutifs : La méthode encourage à privilégier des ajustements de petite envergure, à éviter les transformations abruptes et à opter pour une approche douce et continue, garantissant un taux de réussite plus élevé et des changements plus durables.

• Encourager le leadership à tous les niveaux : chaque membre de l’équipe, qu’il soit dirigeant, collaborateur ou même client, doit pouvoir contribuer au processus. La prise en compte de chaque observation favorise l’amélioration continue, en permettant au changement et à la réflexion d’émerger de partout.

Six pratiques centrales à la mise en place de la méthode Kanban ont été identifiées au fil du temps :

Les 6 bonnes pratiques de la méthode Kanban

1. Visualiser le flux de travail : Le flux de travail doit être visible et compréhensible par tous les collaborateurs. La méthode préconise l’utilisation d’un tableau Kanban, composé de colonnes dans lesquelles sont positionnées des cartes, chacune représentant une tâche. Le tableau Kanban classique comporte les colonnes 'À faire', 'En cours', 'En attente' et 'Terminé', et les cartes y évoluent de gauche à droite au fur et à mesure de l’avancement des tâches. En pratique, la structure du tableau s’adapte au flux de travail existant : les intitulés et le nombre de colonnes peuvent varier selon les besoins. De plus, des éléments visuels tels que des couleurs, logos, icônes, textes et tags peuvent être ajoutés aux cartes pour afficher des informations complémentaires, comme la personne en charge de la tâche, le pourcentage d’avancement ou l’échéance.

2. Limiter le nombre de tâches en cours : Faire trop de choses en même temps entraîne une perte d’efficacité. C’est pourquoi, pour chaque colonne du tableau, il est essentiel de fixer un nombre maximal de tâches actives. Cela permet de maintenir une charge de travail maîtrisable, aussi bien pour les collaborateurs que pour le chef de projet. Cette limite doit être ajustée en fonction des capacités et des ressources de l’équipe. L’important est que, lorsqu’elle est atteinte, une carte ne puisse entrer dans la colonne qu’après qu’une autre en soit sortie. Cette approche met en lumière les zones problématiques du flux de travail, facilitant ainsi les ajustements et les améliorations.

3. Gérer le flux : Pour éviter les blocages dans le flux de travail, il est essentiel de suivre et d’évaluer son déroulement. Cela passe par la collecte et l’analyse de données clés permettant d’en mesurer la performance. Parmi les indicateurs pertinents, on peut citer le temps d’attente d’une carte dans une colonne, la durée de son passage à travers l’ensemble du tableau en fonction de différents paramètres, ou encore le nombre de cartes traitées sur une période donnée. L’objectif est d’établir des métriques précises pour analyser et optimiser en continu la gestion du flux de travail.

4. Rendre explicite les politiques du processus : Il est essentiel que le processus soit clairement défini, partagé et compris par tous. Cela implique d’établir des règles précises déterminant quand, pourquoi et comment une carte passe d’une colonne à une autre, ainsi que l’impact de ces transitions sur l’équipe. Ces normes constituent la colonne vertébrale de la méthodologie Kanban et doivent être approuvées par l’ensemble des membres pour garantir une mise en œuvre efficace.

5. Mettre en place des boucles de rétrospection : Il est recommandé d’instaurer des canaux et des moments dédiés à la remontée d’informations, impliquant deux groupes clés : les clients et l’équipe. Recueillir rapidement le feedback des clients permet de s’assurer que le produit reste en adéquation avec leurs attentes et, en cas de problème, d’ajuster le flux de travail sans délai. De même, écouter les retours de l’équipe permet d’identifier les difficultés, les obstacles et la charge de travail perçue. Cela favorise également l’amélioration continue en encourageant chacun à proposer des idées d’optimisation, tant pour le produit que pour le processus.

6. Améliorer collaborativement et en continu : La méthode repose sur une mise en place progressive et un système en constante évolution, visant une amélioration continue. En appliquant les bonnes pratiques précédentes, cette dynamique devrait s'installer naturellement, à condition que les équipes partagent une vision commune du flux de travail, que le client soit impliqué et que le dialogue reste ouvert en permanence.

Dans quel contexte utiliser la méthode Kanban

La méthode Kanban ne se résume pas à de simples post-its collés au mur. C'est un travail quotidien visant à instaurer et ancrer sa philosophie au sein de l’équipe. Sa mise en œuvre repose sur une compréhension approfondie des flux de travail afin de concevoir un tableau Kanban pertinent et adapté à tous. Elle exige une organisation capable de s’adapter en permanence et de se remettre en question pour améliorer continuellement les processus.

Elle est souvent utilisée de manière complémentaire avec d’autres méthodes de gestion de projet lorsque les projets sont complexes avec de fortes interdépendances.

La méthode Kanban est idéale pour les projets nécessitant une gestion flexible et visuelle des tâches. Elle convient aux organisations où la transparence, la réactivité et l’amélioration continue sont des priorités, et s’adapte particulièrement bien aux environnements où les tâches peuvent avancer indépendamment les unes des autres.

Cette méthode allie simplicité et visualisation du travail en cours pour faciliter la collaboration entre les équipes et éviter la surcharge.

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