La WBS : L’outil incontournable pour structurer et organiser un projet avec méthode

"Rien n'est particulièrement difficile si on le subdivise en petites tâches. — Henry Ford "

Une Work Breakdown Structure (WBS), c’est quoi ?

La Work Breakdown Structure (WBS), ou Structure de découpage du projet (SDP) en français, est un outil essentiel en gestion de projet. Après avoir défini les objectifs, le périmètre et les livrables, la WBS permet de structurer un projet et de poser des bases solides pour sa planification.

Son objectif est de décomposer le projet en unités plus petites, en segmentant notamment les livrables en tâches précises. Ce processus aboutit à des tâches élémentaires, suffisamment détaillées pour leur associer une durée, un coût et un responsable.

En plus de faciliter la gestion et le suivi du projet, cette décomposition visuelle offre une vue d’ensemble claire, garantissant que chaque élément du projet est bien défini et maîtrisé.

Les 3 niveaux essentiels d’une WBS

La décomposition hiérarchique d’un projet peut s’organiser de plusieurs manières, en fonction du type d’organisation et de la nature du projet.

Les niveaux les plus importants à retrouver sont :

1. Les objectifs du projet : Résultats globaux à obtenir pour atteindre la finalité du projet.

2. Les livrables du projet : définis lors de la définition du périmètre, ils représentent des résultats tangibles, mesurables et vérifiables permettant de valider l’atteinte des objectifs.

3. Les tâches élémentaires : dernier niveau de la WBS, ce sont les actions à réaliser pour produire un livrable. Elles sont suffisamment précises pour qu'on puisse leur associer une durée, un coût et un responsable.

Il n’existe ni limite stricte ni règle absolue quant au nombre de niveaux dans une WBS. L’essentiel est que la décomposition soit suffisamment détaillée pour faciliter concrètement l’évaluation des coûts, délais, responsabilités et de l’avancement du projet.

Dans les grandes organisations comportant de nombreux services, il peut être intéressant de décomposer d’abord le projet par équipes avant de le structurer par livrables.

L’essentiel est de ne pas faire l’erreur de vouloir reproduire dans la WBS la structure et les processus de l’organisation. La WBS est axée sur le résultat final à atteindre et donc sur les livrables.

Documenter la WBS, le WBS dictionary

On parle parfois de dictionnaire WBS lorsqu’il s’agit de documenter la structure de découpage du projet. Ce document définit et renseigne, pour chaque élément de la WBS, les éléments suivants :

• Un numéro d’identification : Ce numéro permet d’identifier la tâche et s’incrémente de la manière suivante : 1, 1.1, 1.2, 1.1.1, 1.2.1, etc.

• Le responsable : Personne en charge de la tâche, responsable de son suivi et de son bon déroulement.

• Le nom et une description de la tâche.

• Les enfants : éléments qui découlent d’un élément parent.

• Le parent : élément dont découlent un ou plusieurs enfants.

Pour chaque tâche élémentaire, on vient ajouter les éléments suivants :

• Les délais : Détermination, avec le responsable et les équipes concernées, du temps nécessaire à l’achèvement de la tâche. Une unité de temps adaptée au projet est définie (heures, jours, jours hommes). L’estimation se fait en considérant chaque tâche comme indépendante, c'est-à-dire en supposant que toutes les ressources nécessaires sont disponibles.

• Les coûts : Évaluation, avec le responsable et les équipes, des coûts associés à la tâche élémentaire. Ces coûts se divisent en deux catégories :

• Coûts variables : Ils dépendent directement des délais de réalisation (ex. location d’un local, salaires, etc.).

• Coûts fixes : Ils restent constants, quelle que soit la durée de la tâche (ex. matières premières, matériel, équipements, etc.).

• Le critère mesurable servant à suivre l’avancement.

Exemple : La mise en ligne du site Web Orchesia

Pour mieux comprendre comment construire une WBS en appliquant les bonnes pratiques, nous allons élaborer ensemble la WBS du projet de mise en ligne du site Web Orchesia.

L’Objectif du projet

L’objectif du projet est le suivant : Mettre en ligne le site Web d’Orchesia, présentant le logiciel ainsi que 25 articles de formation sur la gestion de projet, avant le 1er avril 2025.

Cet objectif est SMART :

• Spécifique et Simple à comprendre.

• Mesurable, car le site doit contenir 25 articles avant sa mise en ligne.

• Ambitieux et orienté vers l’Action, tout en restant Réaliste.

• Borné dans le Temps, avec une échéance claire.

De l’objectif aux principaux livrables

Les principaux livrables ci-dessous sont formulés de manière actionnable et couvrent 100 % du projet. Le dernier livrable est interne, mais essentiel pour respecter la règle des 100 %, car il englobe les activités de suivi et de gestion, indispensables pour planifier et attribuer les ressources efficacement.

Les principaux livrables pour répondre à l’objectif du projet

1.1. La landing page de présentation du logiciel est mise en ligne

1.2. La performance du site est optimisée

1.3. Les pages d’articles sont mises en ligne

1.4. Le SEO on-page du site est optimisé

1.5. Le site est hébergé sur le domaine orchesia.com

1.6. Les pages légales (RGPD et Mentions légales) sont rédigées

1.7. La gestion du projet est suivie, organisée et documentée

Du livrable aux sous-livrables

Chaque livrable peut être décomposé en sous-livrables. Prenons l’exemple du premier livrable (La landing page de présentation du logiciel est mise en ligne) :

Sous-livrables pour la livraison de la landing page

1.1.1. Le header de la landing page est créé

1.1.2. Le footer de la landing page est créé

1.1.3. Les vidéos de présentation du logiciel sont montées

1.1.4. Le formulaire de contact est fonctionnel

1.1.5. Le contenu informatif de la landing page est rédigé

1.1.6. Les call-to-action de la landing page sont optimisés

1.1.7. L’identité visuelle de la landing page est définie

L’enjeu ici est de garantir l’exhaustivité de la WBS. Bien entendu, des ajustements seront possibles en cours de projet, car tout projet rencontre des imprévus et doit rester adaptable. Cependant, être le plus précis possible dès l’amont permet d’anticiper les ressources nécessaires (temps, coûts, faisabilité) et de réduire les incertitudes dès la phase de planification.

Nous recommandons l’usage d’un outil visuel, tel qu’Orchesia, car la gestion visuelle réduit la complexité cognitive, facilitant ainsi la structuration des informations et la compréhension des relations entre les différentes composantes du projet. En offrant une vue d’ensemble dynamique, elle stimule la créativité, facilite le brainstorming et encourage l’exploration de solutions alternatives pour une meilleure adaptation aux imprévus.

Cette étape se réalise idéalement en groupe et avec les experts métiers, qui, grâce à leur expérience, pourront définir les livrables nécessaires pour atteindre l’objectif du projet.

Des sous livrables aux tâches

Le niveau de décomposition suivant consiste à traduire les résultats attendus en actions concrètes. À ce stade, les éléments de la WBS doivent être formulés avec des verbes d’action, afin que chaque responsable sache exactement ce qu’il doit réaliser.

Prenons l’exemple du livrable 1.1.7 (identité visuelle de la landing page) :

Tâches associées à l’identité visuelle de la landing page

1.1.7.1. Construire la palette de couleurs de la landing page

1.1.7.2. Choisir les différentes polices d’écriture

1.1.7.3. Concevoir le logo d’Orchesia

1.1.7.4. Définir le style graphique et l’iconographie

1.1.7.5. Créer les modèles de boutons et éléments interactifs

Des tâches aux tâches élémentaires

À cette étape, trois questions clés doivent être posées :

• Puis-je estimer précisément le temps nécessaire pour réaliser la tâche ?

• Puis-je assigner un responsable clair à cette tâche ?

• Puis-je estimer précisément le coût de cette tâche ?

Si la réponse à ces trois questions est OUI, alors la tâche est une tâche élémentaire et ne nécessite plus de décomposition.

Si la réponse est NON, il est nécessaire de la décomposer davantage. Par exemple, pour la tâche 1.1.7.3 (Concevoir le logo d’Orchesia), nous avons du mal à répondre précisément aux trois questions. Nous allons donc la décomposer ainsi :

Décomposition de la tâche 1.1.7.3 Concevoir le logo d’Orchesia

1.1.7.3.1. Benchmarker et choisir un graphiste

1.1.7.3.2. Présenter le concept, les besoins et les valeurs d’Orchesia au graphiste

1.1.7.3.3. Sélectionner un logo parmi les propositions

1.1.7.3.4. Valider et récupérer le logo final sous tous les formats requis

1.1.7.3.5. Tester le logo auprès d’un petit panel d’utilisateurs

Pour chacune de ces sous-tâches, il est maintenant possible de répondre aux trois questions, ce qui signifie que la décomposition est terminée.

Structurer et finaliser sa WBS

Une fois la WBS établie, il reste à renseigner les éléments suivants :

• Le responsable

• Le nom et la description de la tâche

• Les délais

• Les coûts

• Le critère mesurable servant à suivre l’avancement

Dans le logiciel Orchesia, certains éléments sont automatiquement renseignés :

• Le parent : élément dont découlent un ou plusieurs enfants

• Les enfants : éléments qui découlent d’un élément parent

• Le numéro d’identification

Cette WBS est construite en 5 niveaux, mais selon votre projet, 3 niveaux (objectifs, livrables, tâches) peuvent suffire. Le niveau de détail dépend de la précision souhaitée pour l’estimation, la planification et le suivi.

Bien que cette démarche puisse sembler longue, nous verrons dans les prochains articles qu’elle facilite grandement la planification et le suivi du projet.

C’est pour répondre à ce besoin que nous avons créé Orchesia, afin de rendre cette structuration simple, efficace et intuitive.

Orchesia, le logiciel conçu pour structurer et créer la WBS de vos projets

Avec Orchesia, appropriez-vous et intégrez facilement la méthode WBS dans la gestion de vos projets. Conçu pour vous accompagner dans la structuration visuelle de votre WBS, notre outil vous permet d’organiser vos idées en quelques clics, en transformant votre projet en objectifs clairs, livrables concrets et tâches atteignables.

Affichez, masquez, étendez chaque branche de votre WBS directement depuis notre interface de carte mentale. Cliquez sur n’importe quelle tâche élémentaire pour lui attribuer un responsable, définir sa durée, renseigner ses coûts et suivre son avancement.

Fini les WBS sous forme de tableaux interminables dans Excel ! Avec Orchesia, profitez pleinement de l’un des atouts majeurs de la WBS : une visualisation claire et intuitive de votre projet, pour éliminer les zones d’ombre dès le départ, éviter les oublis et poser des bases solides pour la réussite de votre projet.

Découvrez en vidéo comment structurer efficacement un projet avec la Work Breakdown Structure dans Orchesia.

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